Libro de actas de la comunidad: cómo se legaliza y quién lo guarda
Redacción de Guía de propietarios · Actualizado el
Respuesta rápida
Los acuerdos de la junta se reflejan en un libro de actas que debe estar diligenciado por el Registro de la Propiedad donde está inscrito el edificio. Lo pide el presidente o el administrador, y muchos registros permiten hacerlo en formato electrónico. El secretario lo custodia, y debe conservar cinco años las convocatorias y demás documentos de las juntas.
El libro de actas es la memoria oficial de la comunidad: ahí queda todo lo que se decide en las juntas.
Qué dice la ley
Los acuerdos de la junta se reflejan en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad (art. 19.1). Cada acta debe incluir los datos que exige la ley y firmarse en los diez días siguientes. Ver qué debe decir el acta.
Cómo se legaliza
| Paso | Detalle |
|---|---|
| 1. Dónde | En el Registro de la Propiedad donde está inscrito el edificio |
| 2. Quién | El presidente, o el administrador o secretario con su autorización |
| 3. Qué llevar | El libro en blanco (o la solicitud de libro electrónico) y los datos de la comunidad |
| 4. Qué hace el Registro | Sella y numera el libro, o diligencia el libro electrónico |
El procedimiento lo regula el Reglamento Hipotecario (art. 415). Consulta en tu registro si admiten el libro electrónico, que es cada vez más habitual.
Quién lo guarda
- El secretario custodia los libros de actas (art. 19.4). Si no hay secretario, el presidente.
- Debe conservar durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, poderes y demás documentos de las juntas.
- Si cambia el administrador, el libro debe entregarse al nuevo. Ver cómo cambiar de administrador.
Si se pierde o se termina
- Si el libro se acaba, se legaliza uno nuevo de la misma forma.
- Si se pierde, hay que comunicarlo al Registro y legalizar uno nuevo, explicando lo ocurrido. Conviene reconstruir las actas recientes con las copias que se enviaron a los propietarios.
Preguntas frecuentes
¿Valen los acuerdos si el libro no está legalizado?
La falta de legalización es un defecto formal que conviene corregir cuanto antes, pero el acta sigue siendo prueba de lo acordado si está bien redactada y firmada. Para trámites como el monitorio o algunos ante el Registro, es mejor tener el libro en regla.
¿Puede un vecino pedir ver el libro?
Sí. La documentación de la comunidad debe estar a disposición de los propietarios.
Fuentes
- Ley 49/1960, sobre propiedad horizontal (texto consolidado), artículo 19
- Decreto de 14 de febrero de 1947, Reglamento Hipotecario (texto consolidado), artículo 415
Guía informativa basada en el texto oficial de la ley. Los estatutos de cada comunidad pueden añadir reglas propias: si hay dinero o un conflicto serio en juego, consulta con un administrador de fincas o un abogado.
